CAWIN – Supportforum

[Mod_5]

Problem:
Der Hotline wurde ein Fall gemeldet, bei dem Änderungen an Musterbriefvorlagen nicht gespeichert wurden, obwohl die Abfrage zum Speichern der Änderungen mit 'Ja' beantwortet wurde.

Ursache:
Nachdem eine fehlerhafte Bedienung und ein grundsätzlicher Fehler ausgeschlossen worden waren, ergab die Suche nach der Ursache schließlich folgendes: Das verwendete Musterbrief-Template(Vorlage) war aus einem ehemals mit CAWIN erstellten Brief erstellt worden. Dieser Brief wurde zwar inhaltlich angepaßt, aber im Hintergrund blieben die Dokument-'Properties' oder deutsch: -'Eigenschaften' erhalten. Diese sind nicht direkt sichtbar, werden aber im Hintergrund zu jedem Dokument mit abgelegt. Bei CAWIN-Dokumenten werden dort z.B. die Haushaltsnummer, das Aktenzeichen und weitere Informationen abgelegt, die für die Archivierung verwendet werden.
Musterbriefvorlagen werden im Programm durch zwei Dokument-Properties(Eigenschaften) erkannt. Dieses sind 'TEMPLATE' yes/ja und 'HNR' leer, nicht vorhanden oder 0.
In diesem Fall war jedoch eine Haushaltsnummer aus der ursprünglichen Brieferstellung enthalten.
Deshalb hat CAWIN die Vorlage nicht als solche erkannt und daraufhin die Änderungen nicht in die Datenbank, in der die Vorlagen gespeichert werden, übernommen.

Lösung:
Die Dokument-Properties(Eigenschaften) der Vorlage müssen in Word bearbeitet werden.
Leider ist die Bearbeitung der Properties(Eigenschaften) in den verschiedenen Word-Versionen nicht einheitlich, so dass hier keine allgemeingültige Beschreibung des Vorgehens gegeben werden kann. Am besten suchen sie in der Word-Hilfe unter dem Stichwort "properties" oder "Eigenschaften" (je nach Sprache ihrer Word-Version), wie sie in ihrer Word-Version die Properties(Eigenschaften) bearbeiten können.

In Word 2010 finden Sie diese z.B. unter Datei->Informationen-Eigenschaften->Erweiterte Eigenschaften.



Die relevanten Properties stehen unter dem Reiter "custom" bzw. "Anpassen". Die Originalvorlagen von CAWIN enthalten nur die Properties (Eigenschaften) CAWIN (ja/yes), BEARBSTAT (1), NR (Dokumentnummer) und TEMPLATE (ja/yes). Bei Vorlagen, die aus von CAWIN erstellten Dokumenten erzeugt wurden, können verschiedene weitere Properties(Eigenschaften) enthalten sein.

In einer selbsterstellten Musterbriefvorlage ist dann darauf zu achten, dass das Property(Eigenschaft) HNR eine '0' enthält.